Всегда, когда у меня возникает желание показать, или рассказать о каких-либо успешных действиях специалистов, мне в голову приходят примеры из заводской жизни и деятельности, как будто все остальное было простой рутиной, не заслуживающей внимания.
В последние годы, чуть ли не модой стало ругать аппаратчиков, и охаивать чиновников, навешивая на них первопричину всех бед в управлении, и в самом производстве. На самом деле это далеко не так.
Очень часто от уровня и умелости руководства зависит весь успех дела. Мне кажется, что эта истина, хоть и с трудом, но начала пробивать себе дорогу.
Мне хотелось бы показать, как от уровня, как будто чисто канцелярской работы, иногда зависит судьба достаточно важного дела.
В начале 70-хгодов прошлого столетия партийные и советские органы Республики, как одну из определяющих задач управления, выдвинули на первый план задачу совершенствования контроля исполнения
Специально проведенные проверки и исследования показали, что на всех уровнях руководства принимается уйма очень хороших решений.
Но впоследствии, ход их выполнения никем не контролируется, и большинство из них остаются невыполненными.
Несмотря на довольно жесткую штатную дисциплину, и вечные требования к постоянному сокращению штатов, для целей организации контроля исполнения, Министрам не только разрешили, но даже поручили, создать под своим непосредственным подчинением соответствующие контрольные службы (Инспекции.)
Имелось в виду, что руководитель этой службы подчиняется только министру, и имеет право проверять ход исполнения решений, либо поручений у всех сотрудников министерства, включая первого заместителя министра.
В министерство торговли на эту должность пригласили меня. Само по себе постановление о совершенствовании контроля исполнения в определенной мере насторожило аппарат. Появилась серьезная, полномочная структура, с которой необходимо не только считаться, но и отчитываться.
Как правило, на руководителя указанной инспекции возлагались и функции помощника Министра.
Опыта организации контрольной работы ни у кого не было, и каждый выстраивал ее по своему уму.
Первоначально все начали создавать журнальную форму контроля. Удобно. Все видно Незакрытые поручения обозначались цветными вкладышами.
Но все удобства сразу заканчивались, если надо было дать картину в целом. Для этого надо было перелистать все журналы, из каждого делать выписку, и только после этого можно было создать общую картину.
Неудобно. И, притом, тратится много времени. Персональных компьютеров еще не было, а к гигантским электронно-вычислительным машинам с такой мелочью не обращались.
Перепробовали несколько вариантов, ни один не удовлетворял.
В конце концов, нужное решение пришло довольно неожиданно. Работая над каким-то докладом, мне пришлось вычертить несколько таблиц
И тут же я понял, что на основе табличной формы, мы лучше решим проблему.
Мы заказали контрольные карточки двух форматов
Одна форма для учета поручений, или заданий вышестоящих органов, вторая для учета выполнения приказов самого министерства
Затем заказали два одинаковых шкафа. В каждом из них по вертикали было три отделения, а по горизонтали по тридцать ячеек.
Контрольные карточки выписывались в двух экземплярах. Одну получал исполнитель вместе с документом, подлежавшим исполнению.
А второй экземпляр, сотрудник инспекции закладывал в отделение соответствующей службы в ту ячейку, которая соответствовала сроку выполнения
Таким образом, при закрытой даже стеклянной двери шкафа, было видно у какого подразделения сколько подконтрольных поручений и как они распределены по датам, в течение трех месяцев.
Именно поэтому в шкафу по вертикали было три отделения Но самая главная фишка была в другом. Вдоль всего шкафа скользила черная планка.
Она свободно передвигалась и каждый день устанавливалась на текущую дату. Таким образом, не открывая дверцу шкафа, было хорошо видно, что все карточки, которые слева уже просрочены
Те, что справа- было хорошо видно - что еще предстоит выполнить, и даже по датам.
Я сказал Министру, что состояние исполнительской дисциплины у нас можно определить и без оператора и без ключа от шкафа.
Он даже не поверил, и спустился к нам для осмотра. Поблагодарил сотрудников. Меня даже премировали.
Картотека стояла напротив моего письменного стола. И если кто либо звонил по вопросам контроля, то я не вставая с места, и не прерывая телефонного разговора, мог ответить на любой вопрос.
Пользоваться этой простой системой скоро научились все подразделения. Проходя мимо нашего офиса, они, не желая утруждаться поисками у себя, заглядывали к нам, и сразу видели и свои хвосты, и период просрочки. Должен сказать, что наша система не плохо работала.
Мы получили право сами снимать с контроля выполненные поручения. (Обычно это делают заместители министра).
Но преимущество нашей системы было в том, что мы досконально проверяли фактическое исполнение, перед тем, как снять с контроля.
Должен сказать, что наша система картотеки сослужила еще одну хорошую службу. Карточки, снятые с контроля, мы продолжали хранить у себя в отдельной небольшой картотеке.
Расположив их по предметному принципу, мы оказывались в состоянии ответить, рассматривался ли когда либо этот вопрос у нас, кто его решал, и какие решения были приняты.
В тот период были очень популярны книги Пикуля. Так он писал о себе, что начав еще в юности формировать картотеку, он к зрелому возрасту довел ее до тысяч единиц. И это очень помогало писать ему книги, ибо он всегда располагал солидной справочно-информационной базой.
Я даже немного гордился, что мы работаем по его системе.
Все то, что я пишу сейчас, не более, чем кивок вежливости к прошлому. Сейчас П.К. все заслонили, надо только научиться грамотно ими пользоваться.
Кстати говоря, эта достаточно жесткая система контроля, довольно результативно служила жестким хлыстом, понуждающим в срок выполнять поручения руководства. Без преувеличения следует признать, что меры по усилению контроля дали свои положительные плоды по деятельности в целом.
Положение усиливалось тем, что еженедельно, на так называемых оперативных совещаниях, проводимых министром, слово непременно представлялось и начальнику контрольной инспекции.
Здесь делался полный обзор, причем поименно назывался любой сотрудник, имевший долги. Многие воспринимали это очень болезненно, когда надо вставать и публично оправдываться за допущенную просрочку. Думаю, что роль этих оперативок была весьма высока.
Особенно болезненно реагировали сотрудники, годами пользовавшиеся уважением Министра, а тут вдруг -в черном списке. Должен сказать, что эта должность, и любимая картотека, сыграли немалую роль в моем профессиональном росте.