(инвентаризации) документов по личному составу 2013 года
В целях эффективного осуществления государственной политики в сфере архивного дела администрация города Хабаровска в последние годы уделяет большое внимание обеспечению сохранности документов не только постоянного хранения, но и по личному составу, как в структурных подразделениях, так и в муниципальных учреждениях и предприятиях города.
Одной из наиболее эффективных форм работы в этом направлении является проведение паспортизации (инвентаризации) документов по личному составу, которая архивным отделом управления Делами администрации города проводится с 2008 года.
Основная цель паспортизации заключается в выявлении сведений о том, какие виды документов по личному составу создаются в деятельности структурных подразделений администрации города и подведомственных муниципальных учреждений и предприятий, об их количестве, движении и учёте, все ли они включаются в описи дел по личному составу, о качестве научно-справочного аппарата к описям и фондам, проведении экспертизы ценности документов, условиях хранения (имеются ли обособленные помещения для хранения архивных документов, как они оборудованы, оснащены ли они охранно-пожарной сигнализацией и т.д.).
Информация о состоянии этих вопросов позволяет своевременно реагировать на действия, которые могут повлечь за собой утрату документов.
Первая паспортизация, проведённая архивным отделом в 2008 году, показала, что из-за недостаточного внимания руководителей большая часть документов по личному составу, обеспечивающих конституционное право граждан на информацию о своей трудовой деятельности, хранились в неупорядоченном виде и в условиях, не обеспечивающих их сохранность.
В последнее время эта ситуация стала меняться в лучшую сторону, вместе с тем, часть вопросов остаётся ещё нерешёнными или находятся на стадии решения.
В ходе паспортизации по состоянию на 01 декабря 2013 года в 16 структурных подразделениях администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, более 80% документов хранится в неупорядоченном виде.
Условия хранения документов по личному составу в структурных подразделениях администрации города за последние пять лет заметно улучшились, особенно это заметно в комитетах по управлению Южным, Северным и Железнодорожным округами.
В паспортизации 2013 года, кроме структурных подразделений, участие приняли 257 муниципальных учреждений и предприятий.
Хотя по сравнению с 2008 годом процент упорядоченных документов в 2013 году вырос на 27%, но 32 тыс. 646 дел продолжают храниться в неупорядоченном виде.
В условиях хранения документов также произошли позитивные изменения. В учреждениях, подведомственных управлению культуры, транспорта, энергообеспечения, дорог и внешнего благоустройства, социальной работы с населением дополнительно выделены помещения для хранения архивных документов.
Количество штатных архивных работников увеличилось на предприятиях, подведомственных управлению транспорта администрации города.
Кроме того, в 2009-2010 годах, в процессе реорганизации пяти учреждений, подведомственных управлению социальной работы с населением, централизовано были упорядочены документы по личному составу и переданы на хранение в МКУ «Хабаровский центр хранения документов».
В ходе реорганизации 2012 года шесть учреждений, подведомственных управлению физической культуры и спорта администрации города, также централизованно, оперативно и качественно провели работу по подготовке документов по личному составу к передаче на хранение в МКУ «Хабаровский центр хранения документов».
Для решения поставленных задач по обеспечению сохранности документов по личному составу необходимо объединить усилия муниципальных архивных учреждений, отраслевых центральных экспертных комиссий структурных подразделений администрации города, архивного отдела, а также экспертных комиссий муниципальных учреждений и предприятий города и сделать всё от нас зависящее, чтобы ни один человек не пострадал от того, что в организации не сохранились документы о его трудовой деятельности!