Порядок хранения объектов может быть различным, и включать в себя не только определение адреса хранения при сортировке, но и упорядочивание ссылок на адреса хранения. Сортировка может быть частичной, а внутри хранилища объектов правила их хранения могут не совпадать с задачами их сортировки по содержанию.
Часто для упорядочивания объектов сортируют сами объекты, хотя уже давно в IT областях найдены методы работы со ссылками на данные при том, что сами данные могут записываться последовательно, без сортировки. Методы ссылочной сортировки могут сочетаться с методами хранения, для которых важна сортировка самих объектов.
Рассмотрим бухгалтерские документы.
Если мы относим все приходные и расходные ордеры в папке "Касса", а папки "Касса" мы разделим по периодам времени ( годам или по месяцам) - то такой метод группировки документов мы можем назвать упорядоченным. Но мы можем организовать хранение бухгалтерских документов и так, что папки будут образовываться по месяцам, мы же будем помещать в папку соответствующую нужному периоду разнородные документы подряд, в порядке поступления в бухгалтерию. Бухгалтерские документы (счета фактуры, авансовые отчёты ... ) могут поступать позже соответствующего отчётного периода. На документе желательно делать надпись (карандашом) - когда получен этот документ и когда и кем принят к учёту, когда и кем проведён в компьютере.
Стремление вводить всё в компьютерной систему сразу - не всегда правильно. Документ "Авансовый отчёт" должен быть подписан подотчётным лицом, руководителем, руководителем того подразделения, к которому относится этот документ, авансовый отчёт должен быть подписан бухгалтером. На самом же деле компьютерная система может быть устроена и так, что авансовый отчёт, предоставляемый подотчётным лицом, может вводиться в компьютер, распечатываться, а потом уже подписываться с сохранением требований регламента.
Стохастический метод хранения можно устроить на складе; - при таком хранении ссылки на товары могут быть упорядоченными, а сами товары размещаться так, как это выгодно для логистики прихода и расхода товаров. Например, товары одного ассортимента тогда мы не будем уже стараться складировать рядом, - задачей логистики может быть передвижение товаров по срокам хранения так, что товары с меньшим сроком годности будут располагаться поближе к узлам логистики. Так же важно расположение относительно узлов логистики товаров, пользующихся большим или меньшим спросом.
Надёжность хранения при неупорядоченном ( стохастическом ) хранении зависит от свойств компьютерных программ; ссылки адресов хранения можно для страховки распечатывать и на бумаге.
Документы небольшого предприятия могут сохраняться в папках - "Январь", "Февраль" и так далее, и в конце года объединяться в годовую папку. В комментариях компьютерной программы каждый документ отмечается по дате и времени поступления. Если же мы откроем одну из таких папок, то каждый документ должен будет иметь метку - когда он принят, так же желательна и метка, показывающая, что документ введён в компьютер, когда и кем. Авторство ввода каждого документа должно указываться и в компьютерной программе.
Интересы логистики связаны с параметрами хранимых и перемещаемых ( приход, расход, перемещение ) объектов - сроками хранения, весом, габаритами, пожарной или химической опасностью и другими параметрами.
Интересы учёта связаны с формированием требуемой отчётности, а в интересы управленцев предприятия входят кроме финансовых результатов - ещё и надёжность и безопасность хранения объектов, а также и своевременное предоставление установленной отчётности.
При упорядоченном хранении объектов (товаров, документов) их сортируют. Куда помещать счета - фактуры - в отдельную папку, или в папку, где хранятся авансовые отчёты ? Это зависит от руководства бухгалтерией. А с точки зрения организации - безразлично, кто именно получил или оплатил данную счёт - фактуру. Но важно, что счета - фактуры, счёта к оплате должны быть одобрены ( Approval ) руководством предприятия. Для бухгалтера же важно, чтобы подотчётное лицо отчиталось за полученные средства и предоставило полный комплект отчётности.
Для организации логистики важно удобство работы с объектами, у персонала учёта - другие критерии. Не пренебрегая требованиями учёта, для хранилища можно пойти навстречу интересам логистики, а сам учёт может помочь находить и перемещать нужные объекты при работе с ними. А в интересах логистики объекты на хранение можно помещать по их свойствам - габаритам, весу, важности, ценности, срокам хранения.
Соблюдение интересов предприятия - это главная задача, из которой должны следовать все другие задачи, и как учёт , так и логистику на предприятии можно выстроить как в интересах предприятия , так и против общих интересов предприятия.