Тайм-менеджмент по помидору или как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут (Штаффан Нётеберг). Однажды я просто не смогла пройти мимо такого необычного названия с его красной иллюстрацией на обложке. Сама идея планирования времени или тайм-менеджмент были мне не новы, соответствующая литература иногда попадалась в мои руки в периоды борьбы с прокрастинацией или нашим любимым откладыванием дел «на потом» - со всеми неприятными последствиями. Мне показалось, что сама подача материала, исходя из самого названия, - должна быть не тривиальной и отвечать понятию «сложной простоты». Как говорят: «все гениальное – просто» и зачастую потому, что оно еще более сложно.
На тот момент на работе, как говорится, был завал. Пейзанская башня из документов, которые требовалось проработать, по высоте уже достигала стола, а маленькие ее копии заполняли собой все остальные рабочие поверхности. Каждый день появлялась какая-то «срочная и важная» задача, требующая, чтобы бросили все на ее решение и занимавшее все мое рабочее и нерабочее время. В результате основная работа, требующая времени и погружения, стояла на месте и только увеличивалась в объемах. При этом многим «срочным» документам впоследствии не давали хода по решению руководства. Не видя результатов своего труда, развернулась и хлопнула дверью моя мотивация, а ожидание, что что-нибудь «срочное» опять свалиться на голову, обороняло от меня словно крепость - гору документов…
Почему же иногда мы не можем применить на практике свои знания тайм-менеджмента и навыки планирования? Нам прекрасно известно, что лучше «не откладывать на потом», составлять списки дел, распределять приоритеты. Многие не страдают ленью или занятиями «убийцами времени». В основном нам не нужно придумывать дополнительную (ложную) мотивацию для работы, которую нам необходимо выполнить (принятие такого решения уже является мотивированным, так как есть понимание цели и необходимости ее достижения).
Однако легко сказать, а трудно сделать. Как планировать, когда мешает лень, а с ленью надо бороться, приучая себя к дисциплине. Порочный круг получается.
Мотивацией для написания курсовой работы служит сдача зачета по этому предмету и больше ничего. Если же студент хочет себя замотивировать тем, что найдет что-то интересное или откроет что-то необычное по изученной теме, его очень часто ожидает разочарование, потому что хотеть желать и желать – разные вещи.
Идея «помидора» состоит в том, чтобы планировать свое время, разбивая дела на короткие отрезки времени – «помидоры» по 25 минут (аналогия была взята с кухонного таймера в виде помидора, который заводился – ни больше, ни меньше – на 25 минут), оставляя после них перерывы в 2-3 минуты. Гениальное здесь настолько просто, что на первый взгляд кажется даже банальным. На самом деле все основывается на научно доказанных свойствах человеческой памяти, механизмах мышления и способах удержания внимания. Данный метод автор развивает в полноценную методику практического применения управления временем: не только раскрывает всем известные «почему» и «что нужно делать», но и дает ответ на вопрос «как» это нужно делать.
По сути «помидор» представляет соглашение с самим с собой, что сегодня я полностью посвящу выбранному делу 25 минут. При этом не ставится обязательство закончить дело в указанный отрезок времени, тем самым нам легче приступить к выбранной задаче, особенно к большим и «неподъемным» делам. В своем плане мы оцениваем, сколько времени (в помидорах) займет решение конкретной задачи и сколько мы собираемся посвятить ей сегодня. В процессе выполнения эта оценка корректируется, также расставляются приоритеты и вносятся срочные и неотложные дела.
Посвятить поиску в интернете материала для курсовой работы 25 минут – вполне достижимая задача, однако здесь не стоит недооценивать влияние «внешних» и «внутренних» раздражителей. Мы открываем браузер, и вдруг вспоминаем, что надо обязательно проверить почту, аккаунты в соцсетях или сделать чашку кофе. Распространенная ловушка, которую мы осознаем после двух часов незаметно улетевшего времени. Однако в «помидоре» присутствует внутренний вызов себе – ни на что не отвлекаться в это время, благодаря чему вы не попадаете под воздействие таких помех (если вдруг вспомнили что-то важное – советуется просто записать, так как в большинстве случаев это «важное» ждет 25 минут, иначе вы бы его не забыли). А необходимая мотивация заложена в достижении конкретной цели – услышать звонок таймера, чтобы поздравить себя с небольшой победой.
Существуют также независящие от нашего желания обстоятельства или «внешние факторы» - неожиданный звонок, требующий от нас конструктивного диалога, срочное поручение начальника или совсем не вовремя разгоревшийся пожар в мусоропроводе, - проблема в том, что мы не можем прогнозировать их появление, а реагирование на них обязательно выражается в совершении какого-либо действия. То есть невозможно после выявления, их проигнорировать.
на которое мы обязаны ответить неким действием.
В концепции «помидора» если какие-то факторы отвлекли ваше внимание от выбранной задачи, тогда сколько бы времени ни осталось до окончания «помидора», он считается незавершенным. Позиция автора такова: «помидор» атомарен или неделим, то есть нельзя сложить несколько долек помидора и получить целый плод. Здесь важно понимать, что глубокая концентрация и соответственно ваша продуктивность достигается не за 5 минут. Опять же внимание по прошествии 25-30 минут снижается и мозгу требуется переключение задачи, чтобы отдохнуть (отрезок в 25 минут можно уменьшить или увеличить под себя). Это свойство помидора, на мой взгляд, очень полезно, так как дает понимание, что многие вопросы не требуют вашего немедленного внимания, благодаря чему, экономятся умственные силы и снижается уровень стресса.
В конце дня делается ретроспективный анализ «завершенных» и «прерванных» помидоров, а также послуживших для этого помех. Выявление и фиксирование как «внутренних», так и «внешних» помех, дает возможность определить неудачное время для решения сложных задач (коллеги возвращаются с обеденного перерыва и еще разговаривают) или устранить/свести к минимуму их возникновение (приступая к работе на компьютере, вы ловите себя на мысли, что надо проверить почту. Можно выделить один помидор в начале дня на ответы на письма, чтобы больше на это не отвлекаться). Делая работу по частям, вы обретаете представление обо всем объеме и точнее оцениваете время его выполнения. Также вы видите результат своих трудов (в завершенных помидорах), что обратно чувству неудовлетворения от того, что столько делаете, но ничего незакончено. Отложенность во времени выполнения одной и той же задачи (по два помидора в день), позволяет прийти к решению быстрее и легче (так как мозг работает во время сна). Ваше внимание не распыляется на несколько задач одновременно, а также устанавливается режим (25 минут работы, 3-5 минут перерывы, 3-й длинный 15-минутный перерыв).
Если вам кажется, что разделив свой рабочий день на помидоры, вы как минимум сможете делать 10-14 помидоров в день, вы ошибаетесь. Даже планируя 4 часа из 9-часового рабочего дня просидеть в помидорах, вам это вряд ли удастся. Как правило, 5-6 помидоров в день это уже успех. Не забывайте, что «незаконченные» помидоры, тоже приближают вас к цели. А непрерывная концентрация на одной задаче в течение 2,5 -3 часов – огромное достижение. Вспомните о принципе Парето – двадцать процентов усилий дают восемьдесят процентов результата. Помидоры – и есть ваши 20%.
Касательно составления множества списков, переписывания списков с новыми приоритетами и ведения реестра завершенных дел – зачастую на это нет времени и возможности – данный способ просто использовать и без них, так как он понятен и таймер в телефоне всегда под рукой. Не стоит делать распространенную ошибку и разбивать дело на помидоры и ставить задачу – выполнить их все в течение одного дня. Здесь важно, чтобы помидоры были разными и несколько задач выполнялось параллельно – мозгу нужно отдыхать, поэтому концентрируясь на одной сложной задаче, мы зачастую заходим в тупик, который занимает наше драгоценное время, которое мы могли потратить с пользой. Выполнение одновременно трех задач потребует меньше времени, но будет дольше по времени, чем выполнение одной конкретной задачи. При этом завершение всех трех последовательных аналогичных задач будет завершено позже, чем те три одновременно.