В стандартах документооборота (ДО) в ГОСТах России и в MO REQ2, принятых в Польше, даются менее чёткие формулировки, которые делают бОльшую свободу требованиям бизнеса.
Эффективность программ - это их польза для конкретной организации, для общества. Унификация программ при возможностях их доработки делает многие профессии более унифицированными, в тч, профессии программиста и бухгалтера.
Эффективность систем ДО можно сравнивать. В силу экономических причин, и потому, что разработки и привязки программ у в СНГ дешевле, эффективность и полезность обществу в целом предпочтительнее в РФ. Если далее говорить о сравнениях, то переход на электронные формы в госучреждениях в России планируется к концу 2016 г, а в США планируют переход государственных учреждений на электронный ДО к 2019 году.
Документооборот будет дорабатываться, и ДО - это не только электронные подписи и электронные документы, и не должен заканчиваться одним дублированием бумажного документооборота средствами компьютеров , средств мобильной связи, серверов, сетей и интернета, облаков.
В интернете масса данных об эффективности ДО.
по данным Siemens Business Services:
-30% времени рабочих групп тратится на поиск и обработку бумажных документов;
-секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с бумажными документами;
-у руководителя на нее уходит до 45% рабочего дня;
-6% бумажных документов безвозвратно теряются;
-на согласование бумажных документов тратится 60-70% рабочего времени сотрудников;
-каждый внутренний бумажный документ копируется до 20 раз.
-В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются.
По данным Forrester Research, только 38% компаний из списка Fortune 500 убеждены в том, что переход к электронному документообороту позволит повысить эффективность бизнеса, -
http://its.dn.ua/web/its3.nsf/0/Economic-efficiency
Говоря об эффективности электронных систем документооборота, следует разделять учреждения по их видам,- государственные учреждения, госархивы, архивы научных и исследовательских организаций, бизнес - предприятия и другие.
Эффективность применения документооборота на коммерческом предприятии определяет сама программа ДО и её адаптация, как и возможность такой адаптации, возможность написания проектов, документов из шаблонов. Шаблоны служат не только для внутреннего регламента, но и для упрощения работы ( это неправильный ответ при сертификации в 1С ДО 1.3. Что же касается западных методов документооборота, то на Западе, в общих представлениях, шаблоны договоров является менее изменяемыми, условия контрактов ( terms ) и сами шаблоны вложен труд, а значит и средства экспертов, юристов. С другой стороны, требования к шаблону договора могут и мешать заключению договоров и сделок.
Если говорить о средствах автоматизации учёта, то можно говорить и об оптимальной нагрузке на программы учёта. Сосредотачивать все усилия на бизнес - процессах в компонентах Торговля - это одно, другое - можно распределять условия бизнес процессов по компонентам так, чтобы управленческие функции распределялись оптимальным образом, и чтобы бизнес - процессы не являлись ступором, по- английски, - snag. Заказчик расплачивался наличными, у него не хватило 200 рублей. и условия бизнес процессов не разрешили провести с ним сделку - потеряли клиента.
Пример организации бизнес - процессов заказов материалов и оборудование на следующий год в большой организации - заказ делается заранее, и сколько заказали, столько надо потратить. Не заказали - не получили. А получили - извольте тратить.
Большой вопрос эффективности автоматизации ДО - это новые возможности, по сравнению с бумажным ДО. Так или иначе, и при автоматизации и без таковой, есть документы, которые можно сканировать, заверить внутри организации и работать с ними в программах, как с оригиналами, например, дипломы об образовании. Такие документы, как трудовые книжки, нельзя сделать адекватными их эл. копиям, хотя в будущем, все документы будут стремиться к безбумажному формату. Реестр выдачи трудовых книжек обязателен для отд. кадров, и автоматизировать такой процесс не целесообразно и не эффективно.
Эффективность ДО при автоматизации можно увеличивать.
Рассм. пример. В небольшую орг., где внедрён эл. ДО, приносят договор от большой фирмы, на выполнение работ, оказание услуг, - этот договор заверен, после переписки, так, что в нашей фирме требуется поставить только подпись (и большую круглую печать).
Если в нашей фирме подготовились, то согласование такого договора может происходить по заранее заготовленному шаблону процесса, в котором предметом будет являться скан договора. Тогда сам договор не будут носить в бухгалтерию, к юристам, к логистам. Для этого, копию договора могут завизировать Секретарь и Делопроизводитель (распределение ответственности). В процессе согласования, в организации могут положиться как на штатных юристов, так и на переписку с независимыми экспертами. Договор может быть слишком протяжённым во времени, в нём могут содержаться невыгодные, кабальные условия. Как обычный внутренний документ, этот договор может пройти стадии обработки внутреннего документа. Сам договор, в его бумажном виде - это входящий документ, который мы не сможем обрабатывать нашими методами. На западе, входящий документ (например, договор, счёт-фактура или bill, инвойс, не являются основанием для их обработки непосредственно в бухгалтерии, а в Англии, кредитование - сумма к оплате, и дебетование - приход товаров, услуг делают отдельно).
Можно ставить задачу увеличения эффективности электронного ДО для большой, составной организации. МЭДО - это только основа. Как можно было бы сделать удобную классификацию документов по типам ? В ДО 1С есть только три типа док, и причём, договор - это внутренний документ. На самом деле, классификацию документов для большой организации можно было бы сделать из 4 типов - входящие, внутренние, исходящие и межведомственные документы. Тогда исключается такое противоречие, что для одной организации - входящий документ, а для другой, этот же документ - исходящий. Все эти 4 типа документов могут, в принципе, могут являться договорами или их (заверенными) копиями.
Работа с электронным ДО даёт возможность переходить на новый уровень, - при этом, некоторые копии документов могут быть адекватны самим документам , - при определённых условиях, внутри / вне организации. Там, где можно пользоваться электронными копиями, - нужно ими пользоваться, и в том и есть большая польза. В действительности, бумажные копии документов уносят домой, за пределы организации, - так бумажные документы и теряются. Электронный ДО позволяет существенно сократить потерю документов, сократить потери времени, предотвратить разглашение информации. Статус документов в ДО может устанавливаться и в зависимости от адекватности их электронных комплектов, в которые входят другие объекты учёта.
Говоря о ДО и о бухгалтерском учёте на Западе, - общие тенденции состоят в переносе на Запад опыта российского и советского учёта, восприятие бюджетирования, планирования. В западном бухучёте царствует жаргон наименований счетов по их дебетовым или кредитовым остаткам, например, - Незавершённое производство, Счета к оплате, Счета к получению. На самом деле, Счета к оплате - это две стороны, по дебету - наша оплата, а по кредиту - задолженность поставщикам. Этот счёт назывался в СССР "Расчёты с поставщиками". "Счета к получению" соответствуют более правильному названию "Расчёты с покупателями и заказчиками". В СССР и сейчас в России, гораздо более развитая аналитика счетов затрат на производство, и если приходит счёт за электроэнергию, то его можно отнести на общие расходы, а затем - на расходы осн. и всп. производств, на общехоз. расходы. При наследовании западных систем, например, в Казахстане нет таких счетов, на которых группируются общепроизводственные расходы.
Со временем выходит так, что если раньше на Западе говорили так, что неважно как считать - важно получать прибыль, то сейчас так не говорят, потому что от того , как считать, зависит работа , и зависит прибыль в том числе.
Из бОльшей регламентированности не следует сразу же эффективность, но регламентированность, стандартизация представлений о ДО в России, как и стандартизация программ учёта , - помогают увеличивать эффективность учётных систем. На Западе регламентация ДО имеет больший перевес в сторону интересов бизнеса, хотя возможности унификации, регламентирования могут давать бОльшие результаты, чем намерения предоставлять бОльшие регламенты самому бизнесу.