О возможностях автоматизации документооборота (ДО)
Один из разработчиков программ автоматизации оборота - фирма 1С.
В представлении документооборота 1С (ДО 1С), различаются типы документов –
Входящие, исходящие, внутренние.
В своей сущности, автоматизация ДО может давать возможность создания копий документов, заверенных отв. лицами (секретарём, отв. делопроизводителем), и давать возможность для работы с этими копиями внутри организации так, чтобы не носить сами бумажные документы по исполнителям и руководителям. Договор может прислать контрагент (руководство), и этот договор может быть согласован и подписан руководством организации в бумажном виде и без всякой автоматизации ДО. Когда процессы согласования и утверждения для копий документов завершены, делопроизводитель, секретарь могут представить бумажную версию договора, подписанную контрагентом, на подпись руководству на основании операций, проведённых с копией этого документа. После подписания двух или более копий договора руководством, в них будут значиться необходимые подписи, достаточные для заверения договора ( сделки), которую может произвести нотариус, - заверение сделки происходит по правилам, устраивающим обе стороны. Как бы то ни было, невозможно только средствами автоматизации ДО создать условия, устраивающие Исполнителя и Заказчика. Основой для доверительных отношений является предоплата, и оплата по этапам договора. Сделка будет считаться в основном завершённой только тогда, когда если акты выполненных работ подписаны, а расчёты произведены согласно договору. В действительности, и после выполнения договора и произведения расчётов , могут возникать претензии.
Можно было бы создать программу ДО, где типы документов, и их копии, были бы условно разделены на внутренние, входящие, исходящие и внутриведомственные документы. Каждый из типов документов, в принципе, может быть договором. Внутри организации, например, копии дипломов может заверить начальник отдела кадров. Трудовые книжки не могут храниться в виде сканированных копий.
Договоры, в обычных представлениях ДО 1С, считаются внутренними документами. В действительности, если вести учёт по организациям, входящим в состав основной организации, то во внутриведомственных документах один и тот же документ является для одной организации исходящим, а для другой – входящим.
Тогда, если договор создаётся внутри организации, он мог бы быть создан на основании входящего документа – договора, копии договора, на основании писем или других документов.
Если договор прислал контрагент, - то это входящий документ. По нему может быть создан внутренний документ, проходящий через этапы согласования , утверждения и регистрации. Однако создание внутреннего документа, его видоизменение, согласование, - отличается от рассмотрения готового (входящего) документа. Действия с копией документа внутри организации должны гарантировать неизменность содержания оригинала. Если же в этом оригинале находятся пункты, которые не устраивают данную организацию, то входящий документ не может быть договором, который организацию - получателя. Тогда логично создавать внутренний документ, который содержал бы необходимые исправления, дополнения так, чтобы это устраивало договаривающиеся стороны. Если такой договор будет подписан другой стороной и прислан в данную организацию в бумажном виде, то он мог бы расцениваться как входящий документ.
Как документооборот, так и программы учёта, работают с бизнес - процессами. Составлять жёсткие схемы работы в производстве и в торговле не всегда хорошо, а неоправданно жёсткие схемы бизнес процессов могут вести к потере клиентов; - а гибкость компонентов 1С торговля 8.3 дошла до того, что в программе товар можно продать, а потом оформлять его приход. Распределение веса бизнес - процессов по компонентам 1С может иметь оптимальные и не оптимальные решения. Во всяком случае, не стоит полагаться на сосредоточение усилий контроля в бизнес- процессах в одной компоненте 1C.
Вместо того, чтобы замыкать основные условия бизнес - процессов на каких - либо подразделениях бухгалтерии и логистики или даже на одном сотруднике, при том, что нельзя игнорировать профессиональные качества отдельных сотрудников, нужно стремиться к тому, чтобы распределять обязанности, как и возможности условий бизнес - процессов на весь управленческий коллектив, в интересах предприятия. Главное - не запретить отгрузку, а поставить в известность руководство о том, что условия оплаты, отгрузки, условия договоров нарушаются, выходят из общего ритма. При этом, целью должно быть восстановление ритма выполнения договора, договоров, а не запретительные ограничения.
Работа с компонентами одной фирмы - производителя, в том числе, фирмы 1С, может значительно увеличивать возможности общей управленческой системы предприятия.
http://www.Graphbuh.ru ООО "Страна Советов"