После ввода данных с первичных документов в программе бухгалтерского учёта (далее - в программе), например, программе 1С, введённые данные остаются в компьютере. Первичные документы - основа бухгалтерского учёта, их бланки могут быть напечатаны программой учёта или же, это могут быть бланки, которые поступают к бухгалтеру от других юридических или физических лиц, организаций, фондов.
Если говорить о вводе счёта - фактуры (СФ) от сторонних организаций, то обычно программа не делает бухгалтерских проводок, а проводки делает документ "Услуги сторонних организаций" (УСО) или "Приходная накладная" (ПН). Этот документ должен соответствовать счёту - фактуре. Если СФ выписана так, что соответствует нескольким документам, например, актам выполненных работ или оказания услуг, то приоритет ввода имеет документ счёт - фактура, поскольку он попадает в реестры налогового учёта, к нумерации счетов - фактур предъявляются определённые требования.
В отдельных случаях, законодательство позволяет делать зачёт НДС по документам , отличным от счетов - фактур, например, по авиабилетам, в которых выделен НДС.
Вводя в компьютер документ УСО, на основании этого документа формируется документ СФ. Проводя документ УСО, программа делает проводку д-т "Расходы" к-т "Расчёты с поставщиками". Для правомерности такой проводки, документ СФ и УСО должны быть проверены и одобрены главным специалистом. При этом, проверяются реквизиты договора, цены, сроки поставки. После того, как документ введён в компьютер, на нём хорошо поставить метку карандашом. Например, вводился авансовый отчёт 000031 - на нижнем уголке титульном листе отчёта, где стоят подписи подотчётного лица, бухгалтера и руководителя, ( карандашом) пишется цифра 31. Теперь по внешнему виду документа видно, что документ введён в компьютер, этот документ легко найти в программе. Какой пользователь вводил документ - известно программе. Далее, если оплачивались товары, услуги, вводится документ - ПН, УСО, и на них "наворачивается" СФ. При этом, на эти документы проставляются их внутренние номера в программе.
При таком вводе данных, практически отсутствуют поводы "выкрыживать" документы, исключаются возможности двойного ввода документов, уточняется регламент в тех случаях, когда СФ не соответствуют актам выполненных работ или приходным накладным, договорам, прайсам или каким-то другим условиям.
Для внутренних документов, которые печатаются в самой программе, такая рутина не нужна, их реестры формируются автоматически, - на них следует ставить автограф исполнителя, если он имеет на то право. Если же у исполнителя нет таких прав, - подписывать документы, то всё же исполнителю хорошо ставить свой знак карандашом на на незаметном месте напечатанного документа, например, тот же внутренний номер этого документа.