Смысл бухгалтерского учёта – запись всей деятельности предприятия в ясной и понятной форме. Для этого нужно правильно записать на бумаге имущество предприятия. У предприятия могут быть следующие виды имущества:
Здания, сооружения, оборудование, земля, многолетние насаждения, вычислительные устройства, техника и инвентарь стоимостью выше … . Этот вид имущества предприятия называется «Основные средства».
Патенты, товарные знаки, деловую репутацию, лицензии и т. д. Эти вещи называются нематериальными активами (НМА).
Материалы (запасы, сырье, топливо, запчасти, инструмент и т. д.). Данная категория активов при участии в производственном цикле полностью переносит свою стоимость на цену выпущенной/произведенной продукции (выполненных работ, услуг).
Задолженность (покупателей, сотрудников, прочих дебиторов).
Незавершенное производство (цикл, не законченный на момент составления баланса). В суммовом выражении определяются все затраты на изготовление продукции (ТМЦ, заработная плата, амортизация, налоги), выход которой будет произведен в следующем отчетном периоде.
Денежные средства (наличные, безналичные, на специальных и валютных счетах, наиболее ликвидные эквиваленты денежной массы).
Прочие активы (краткосрочные займы, НДС с авансовых платежей и т. д.).
Все вышеуказанные виды имущества и имущественных прав предприятия на бухгалтерском языке называются активами. Последние пять видов имущества предприятия (активов) активно участвуют в обороте предприятия и называются оборотными активами. Первые два вида активов (здания и сооружения, патенты и т.п.) называются внеоборотными активами.
Для того, чтобы у предприятия было имущество различных видов, оно должно было быть приобретено за счёт чего-либо, первоначально – за счёт владельцев предприятия, далее, по мере осуществления предприятием финансово-хозяйственной деятельности, – за счёт полученных предприятием кредитов и займов, а также за счёт полученной ранее прибыли. Все источники имущества предприятия называются пассивами предприятия.
Соответственно, выделяют следующие виды пассивов:
Капитал и резервы (добавочный, уставной, резервный фонд, прибыль или убыток по результатам деятельности). В зависимости от структуры уставного (складочного) фонда предприятия делятся на государственные (муниципальные), акционерные общества и товарищества, кооперативы, паевые производственные объединения. Уставный капитал - первоначальный вклад собственников (учредителей) в деятельность организации. Резервный и добавочный капиталы предприятие формирует самостоятельно в соответствии с учредительными документами и по мере необходимости.
Долгосрочные обязательства (заемные средства, предоставленные на платной основе на длительный срок). Проценты по полученным кредитам увеличивают их стоимость согласно договорным обязательствам.
Краткосрочные обязательства (налоговые платежи, оплата труда, отчисления во внебюджетные фонды, ссуды, кредиторская задолженность поставщикам и прочим организациям, доходы будущих периодов, сформированные резервы).
Суммы активов и пассивов (имущества и источников имущества) предприятия всегда совпадают. Сводная запись активов и пассивов предприятия, сведённая в одну таблицу, называется бухгалтерским балансом.
Каждый отдельный вид активов и пассивов записывается в виде отдельной учётной записи, или, иначе говоря, на отдельном бухгалтерском счёте.
Каждый бухгалтерский учётный счёт (регистр) состоит из двух частей: дебета (левая сторона) счета и кредита (правая сторона). Основным принципом учёта при этом является выполнение в любой момент времени равенства (уравнения баланса):
Активы = Пассивы (причём последние равны сумме обязательств и капитала).
Каждая финансово-хозяйственная операция предприятия отражается специальной бухгалтерской операцией – проводкой.
Каждая проводка записывается двумя записями для сохранения общего бухгалтерского баланса. Проводка может одновременно изменять обе части бухгалтерского баланса – и пассивы, и активы. Увеличение активов отражается в дебете счетов, увеличение пассивов в их кредите. Или же бывают проводки, затрагивающие только активные или только пассивные счета предприятия. Действует закон сохранения: сумма дебетов всех счетов всегда равна сумме их кредитов (обеспечивая нулевое общее сальдо). Это позволяет легко контролировать правильность: если нет баланса, то где-то в учёте была допущена ошибка.
Например, когда учредитель внёс в уставный капитал 10 тыс. руб., это означает, что у компании появились активы (денежные средства) и обязательства перед учредителем. Будет сделана такая (двойная) запись:
Дт «Денежные средства» — Кт «Уставный капитал» (по 10 тыс. руб.)
Как пример операции, затрагивающей только активные счета предприятия, можно привести получение предприятием наличных денежных средств в банке. Например, предприятие забирает в банке 5 тысяч рублей наличными денежными средствами. Будет сделана такая (двойная) запись:
Дт «Денежные средства в кассе предприятия» - Кт «Расчётный счет предприятия» по 5 тыс. рублей.
Как пример операции, затрагивающей только пассивные счета предприятия, можно привести операцию конвертации облигаций предприятия в акции или же операцию замены краткосрочных обязательств предприятия долгосрочными.
Метод двойной записи позволяет отследить источники получения и направления расходования средств: например, расходование денежных средств (отражаемое по кредиту счёта «Денежные средства») сопровождается сокращением кредиторской задолженности (в дебете счёта «Кредиторская задолженность») или увеличением сумм выданных авансов (в дебете счёта «Авансы выданные»). Также это позволяет через бухгалтерский баланс показать сводное финансовое положение организации.
По итогам финансово-хозяйственных операций формируются бухгалтерские счета доходов и расходов, которые с определённой периодичностью (в России – 1 раз в месяц) сальдируются на счёт «Прибыли и убытки». Далее, в соответствии с законодательством, с определённой законодательством периодичностью происходят уплаты налогов и формирование предприятием различных резервов. Основными формами бухгалтерской отчётности предприятия являются баланс предприятия и отчёт о прибылях и убытках. Помимо учёта всех видов активов и пассивов на балансовых счетах в денежной форме предприятие ведёт учёт всех активов и пассивов в виде различных регистров, бухгалтерских книг, записей и так далее на забалансовых счетах. На крупных предприятиях бухгалтерский учёт ведётся ежедневно и непрерывно, на небольших предприятиях, осуществляющих несколько финансово-хозяйственных операций в неделю, такой режим не требуется. Поскольку все бухгалтерские проводки сохраняют общий баланс предприятия, то все проводки, проведённые в течение рабочего дня, также должны сохранять общий баланс предприятия.